Vikten av jämförelsen

Vikten av jämförelsen

Nyttoanalysen handlar om att identifiera nyttor och kostnader i jämförelse med ett visst alternativ. Jämförelsen är därför en förutsättning i alla nyttoanalyser, oavsett om den är uttalad eller outtalad. Om den är otydlig eller felaktigt formulerad riskerar analysen att bli förvirrad och leda till missvisande slutsatser.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst denna sida kommer du att förstå:

• varför jämförelsen ligger som steg 2 i metoden för nyttoanalys

• hur jämförelsen påverkar identifiering och värdering av nyttor, kostnader, risker och hinder

• grundläggande principer för jämförelsen

• hur misstag kring jämförelsen kan påverka nyttoanalysen

Texten ger dig en begreppslig förståelse av jämförelsens roll i nyttoanalysen, inte instruktioner för hur du gör den.

Jämförelsens plats i metoden

Innan jämförelsen bestäms är det ofta värdefullt, men inte alltid nödvändigt, att ha klargjort syftet med nyttoanalysen.

Jämförelsen som man bestämmer påverkar sedan utfallet i senare steg i metoden. Beskrivningen av jämförelsen är också en egen del av nyttoanalysens dokumentation.

Jämförelsens roll i nyttoanalysen

Valet av jämförelse påverkar både de nyttor, kostnader, risker och hinder som identifieras, samt värderingen av dem. Låt oss använda ett par enkla exempel.

Nya skor. Anta till exempel att en person överväger att köpa nya vinterkängor (Alternativ B), och vill bedöma om de är värda priset. Om jag jämför med ett Alternativ A där jag helt saknar skor, skulle jag identifiera mycket stora nyttor. Jag skulle ju slippa frysa om fötterna! Om jag däremot jämför med ett Alternativ A där jag redan har flera par skor, skulle jag förmodligen inte identifiera samma nyttor, och de nyttor jag identifierade skulle nog ha ett lägre värde för mig.

Elbil. Jämför du en elbil med en bensinbil ger det nyttor som "bättre för klimatet" och "billigare drift". Jämför du samma elbil med att cykla eller åka kollektivt kan den istället betyda kostnader som "sämre för klimatet" (på grund av utsläppen under produktionen), "sämre för hälsan" (eftersom jag kanske rör mig mindre) och “ökade kostnader” (eftersom den kostar mer än alternativet).

Detaljnivån på jämförelsen kan också påverka nyttoanalysen, eftersom fler detaljer bidrar till en ökad förståelse för vad exakt som blir annorlunda och för vilka, och därmed för vilka tänkbara effekter och nyttor som kan uppstå.

Grundprinciper för jämförelsen

Välj det mest relevanta Alternativ A för er

Samma förändring kan ge olika eller till och med motsatta effekter, beroende på vilket Alternativ A som används som referens. För att få ut största möjliga nytta från er nyttoanalys, bör ni välja det Alternativ A som är mest relevant för er. Ett sätt att hitta det är att ni frågar er själva, “vad skulle vi göra om vi inte genomför den förändring vi tänker oss?” Skulle ni fortsätta som vanligt? Eller skulle ni välja att göra en annan förändring?

Förändringen behöver brytas ner för att bli synlig

Jämförelsen behöver ofta brytas ner i detalj för att synliggöra vad förändringen faktiskt innebär. En tabell som visar hur relevanta steg utförs i Alternativ A respektive Alternativ B kan vara ett hjälpmedel för detta. När man bryter ner förändringen på detta sätt framträder ofta tre olika typer av situationer:

1. sådant som inte görs alls i Alternativ A och därför är helt nytt i Alternativ B
2. sådant som redan görs i Alternativ A, helt eller delvis, men görs på ett annat sätt i Alternativ B
3. sådant som görs i Alternativ A men upphör i Alternativ B

Alla tre situationer kan förekomma inom samma förändring. Ju fler delar förändringen består av, desto fler sådana situationer kan bli aktuella. Förändringen kan också se olika ut i olika delar av organisationen, för olika yrkesgrupper eller för enskilda individer. Genom att bryta ner vilka beteenden som faktiskt förändras blir det lättare att identifiera relevanta effekter.

Jämförelsealternativen ska vara fria från värderingar

Alternativen ska beskriva faktiska förhållanden, inte bedömningar. Ord som ”bättre”, ”effektivare”, “snabbare” eller ”modernare” hör hemma i analysen av effekter och nyttor, inte i definitionen av jämförelsealternativ.

Jämförelsen kan vara hypotetisk

Alternativen kan också vara hypotetiska när syftet är att utforska olika frågor. Ibland vill man analysera nyttan med något som i praktiken saknar realistiska alternativ just nu. Det gäller till exempel system eller teknisk infrastruktur som förvaltas nationellt och inte har några konkurrenter, men där det ändå finns behov av att förstå vilken nytta de faktiskt bidrar med. I sådana fall kan det vara meningsfullt att jämföra med ett Alternativ B där systemet tas bort, även om det inte är ett realistiskt handlingsalternativ eftersom konsekvenserna skulle vara mycket negativa. Genom en sådan jämförelse går det att få en tydligare bild av vilken nytta företeelsen ger, hur nyttan uppstår och vad som är viktigt att ta med sig framåt.

Ett vägval per jämförelse

Flera olika möjliga vägval ska helst inte blandas i en och samma jämförelse, eftersom det ofta blir svårt att hålla isär och förstå vad som förutsätter eller orsakar vad i analysen.

Om nyttoanalysen ska jämföra flera framtida vägval, till exempel upprustning, nytutveckling eller nedläggning av en tjänst, behöver varje vägval analyseras i en egen nyttoanalys. I samtliga fall jämförs respektive alternativ mot samma Alternativ A, oftast att fortsätta som idag, så att resultaten därefter kan jämföras med varandra.

Vanliga misstag när det gäller jämförelsen

Det är vanligt att underskatta jämförelsens betydelse för resten av nyttoanalysen.

Det vanligaste misstaget är att enbart beskriva sitt Alternativ B, och utgå från att Alternativ A är så uppenbart att det inte behöver beskrivas. Men även till synes självklara nulägen behöver beskrivas tillräckligt detaljerat för att senare effekter ska kunna härledas korrekt, och för att andra intressenter som inte är insatta i verksamheten ska kunna granska och förstå nyttoanalysen.

Nedan följer några verkliga exempel på hur nyttoanalysen kan påverkas när jämförelsen inte hanteras ordentligt.

Exempel 1: inget Alternativ A

En beställare av en nyttoanalys uppgav att hen ville veta nyttorna med att övergå till digitala inköp i hemtjänsten, utan att fundera över sitt Alternativ A. Vid fördjupning visade det sig att beställarens organisation redan hade en delvis digitaliserad inköpsprocess. När Alternativ A justerades så att det speglade organisationens nuläge, förändrades både vilka nyttor som identifierades och hur de värderades. Istället för nyttan frigjord tid för all personal i hemtjänsten, var nyttan tre frigjorda heltidstjänster i den grupp som arbetat med inköp i Alternativ A. Även kostnaderna påverkades: några av kostnaderna som identifierats med digitala inköp för organisationer som inte hade digitala inköp sedan tidigare, fanns redan i den här organisationens Alternativ A, och behövde därför inte räknas med som kostnader som krävdes för att gå över till Alternativ B.

Exempel 2: otydligt Alternativ A och B

En beställare av en nyttoanalys utgick till en början från att Alternativ B skulle kräva att all personal i alla regionerna fick en mobiltelefon i tjänsten - vilket skulle kräva mycket stora kostnader. Vid fördjupning i jämförelsen framkom att många regioner redan hade tjänstetelefoner för en stor andel av personalen (alltså i Alternativ A), vilket ledde till att kostnaden för inköp av tjänstetelefoner minskades betydligt för analysens Alternativ B. Samtidigt uppdagades att Alternativ B dessutom inte alltid krävde mobiltelefoner för att en del av nyttorna skulle uppstå, vilket bidrog till att andelen mobiltelefoner - och därmed kostnaderna - minskade ytterligare.

Exempel 3: sammanblandning av flera förändringar i en jämförelse

En beställare av en nyttoanalys uppgav att hen ville förmedla nyttan med att genomföra en förändring där alla kommuner skapade en standard för information tillsammans, som de också använde. Vid fördjupning framkom att det som beskrevs som en jämförelse i själva verket bestod av två förändringar, vilket försvårade analysen av nyttor och kostnader. När jämförelsen bröts ner till två separata jämförelser blev allt mycket tydligare. En jämförelse där inga standarder (Alternativ A) jämfördes med standarder (Alternativ B), och en jämförelse där varje kommun tar fram standarder själv (Alternativ A) jämfördes med att kommunerna tar fram gemensamma standarder (Alternativ B). På så sätt kan nyttan med varje förändring analyseras för sig och kommuniceras för sig. Då blev det också tydligare för kommunerna att de behöver förstå nyttorna och kostnaderna med standarder generellt, och givet att de ser nytta med dem, behöver de också undersöka nyttorna och kostnaderna med att ha gemensamma standarder.

Finns det situationer där jämförelsen inte behövs?

Det går inte att göra en nyttoanalys utan att ha en jämförelse att utgå från. Visserligen kan du göra nyttoanalysen utan att ha dokumenterat jämförelsen - men det ökar risken för fel och missförstånd, och gör att den blir svårt för andra att förstå.

Detaljnivån på jämförelsen kan dock variera. För små och enkla förändringar kan en kortfattad beskrivning vara tillräcklig, medan mer omfattande förändringar normalt kräver en fördjupad och mer detaljerad jämförelse för att analysen ska bli tillräckligt tillförlitlig för sitt syfte.