INERA Nyttoanalyser

Varför omfördelning är ett användbart begrepp

Många nyttor och kostnader i offentlig sektor uppstår inte som direkta förändringar i budget, utan som förändrad användning av befintliga resurser. Därför behövs ett begrepp för att beskriva när tid eller andra resurser frigörs eller tas i anspråk, utan att detta misstolkas som en finansiell effekt. Omfördelning gör det möjligt att synliggöra sådana förändringar i nyttoanalysen.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst denna sida kommer du att förstå:

vad omfördelningsnytta och omfördelningskostnad avser
varför omfördelning behöver skiljas från finansiella nyttor och kostnader
varför omfördelade resurser värderas på ett visst sätt
vanliga missförstånd om omfördelning

Texten ger en begreppslig förståelse av omfördelning i nyttoanalysen, inte instruktioner för hur den beräknas eller realiseras.

Hur detta hänger ihop med metoden

Omfördelning blir främst relevant när nyttor och kostnader identifieras och värderas. Begreppet är särskilt viktigt i förändringar som påverkar arbetssätt, ansvarsfördelning eller resursåtgång, till exempel genom effektivisering, automatisering eller nya krav i verksamheten.

Det är också viktigt när resultatet av nyttoanalysen ska tolkas och kommuniceras, eftersom omfördelning ofta uttrycks i pengar utan att vara en direkt budgeteffekt.

Vad omfördelning hjälper dig att se

Vad som faktiskt förändras i resursanvändningen

Omfördelning gör det möjligt att synliggöra när resurser används på ett annat sätt, även om organisationens budget är oförändrad. Det kan till exempel handla om att tid frigörs från en uppgift och blir tillgänglig för en annan, eller att en förändring kräver mer tid för utbildning, samordning eller nya arbetsmoment.

På så sätt blir det tydligare vilka konsekvenser förändringen faktiskt har för verksamheten, även när de inte syns direkt i ekonomin.

Varför detta är särskilt viktigt i offentlig sektor

I många delar av offentlig sektor är personalens tid en av de mest begränsade resurserna. Samtidigt ökar behoven ofta snabbare än möjligheten att rekrytera. Därför kan förändringar som frigör eller binder tid vara mycket betydelsefulla, även när de inte leder till omedelbara förändringar i budgeten.

Omfördelningsbegreppet hjälper till att synliggöra sådana effekter och ger därmed ett bättre underlag för att förstå vad förändringen faktiskt betyder i praktiken.

Vad resurserna kan användas till

När en resurs frigörs genom en förändring uppstår också en fråga om vad den ska användas till. I vissa analyser stannar man vid att synliggöra den frigjorda resursen som en egen nytta eller kostnad. I andra fall går analysen vidare och beskriver vilken nytta den nya användningen förväntas leda till.

Omfördelning kan därför ibland beskrivas som ett resultat i sig, och ibland som ett mellanled i en vidare effektkedja.

Grundläggande principer

Omfördelning avser resurser som faktiskt frigörs eller tas i anspråk

Omfördelningsnytta avser resurser, oftast arbetstid, som frigörs och kan användas till annat. Omfördelningskostnad avser resurser som tas i anspråk, till exempel när personal behöver lägga tid på nya arbetsuppgifter, utbildning eller samordning.

Det handlar alltså om förändringar i faktisk resursanvändning, inte automatiskt om förändringar i budget.

Omfördelning är inte samma sak som finansiell effekt

En resurs kan vara mycket viktig att synliggöra även om den inte leder till minskade utgifter. Frigjord tid kan till exempel göra det möjligt att förbättra kvalitet, öka tillgänglighet eller hantera växande behov, utan att budgeten minskar.

Pengavärderingen av omfördelning används därför främst för att visa storleken på förändringen, inte för att påstå att organisationen får motsvarande budgetutrymme.

Resurser som inte förändras ska normalt inte räknas som omfördelning

Omfördelning bör värderas utifrån de resurser som faktiskt påverkas av förändringen. För personal handlar det normalt om faktisk timkostnad inklusive relevanta personalrelaterade pålägg. I vissa fall kan även förbrukningsresurser som direkt påverkas av förändringen ingå.

Däremot bör resurser som finns kvar och används på samma sätt oavsett förändringen normalt inte räknas som omfördelade. Det gäller till exempel ofta lokaler, ledning, gemensam administration och vissa IT-stöd. Om dessa kostnader inte faktiskt frigörs genom förändringen ska de inte räknas som omfördelningsnytta eller omfördelningskostnad.

Omfördelning kan hanteras på två sätt i analysen

I vissa analyser värderas den frigjorda eller tillkommande resursen direkt, för att synliggöra dess storlek. I andra analyser går man vidare och värderar den nytta eller kostnad som resursförändringen möjliggör.

Det betyder att omfördelning ibland är det som värderas, och ibland är ett mellanled i kedjan mot andra nyttor eller kostnader. Båda angreppssätten kan vara rimliga beroende på syfte och mognad i analysen.

Exempel

Om ett vårdbesök inte blir av kan sjuksköterskans tid frigöras. Även sådant som skulle ha förbrukats i samband med besöket, till exempel vissa engångsmaterial, kan då ses som resurser som inte behöver användas där och därför kan räknas som omfördelade.

Däremot frigörs normalt inte lokalens kostnad, ledningens arbete eller kostnaden för gemensamma system genom ett enskilt uteblivet besök. Sådana resurser ska därför normalt inte räknas som omfördelning i nyttoanalysen.

Vanliga missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att omfördelning ska värderas med generella overheadkostnader utöver den resurs som faktiskt påverkas. Det leder ofta till övervärdering, eftersom dessa kostnader normalt inte frigörs genom förändringen.

Ett annat vanligt missförstånd är att ökad resursåtgång förbises om den inte syns som en ny budgetpost. Även sådan resursåtgång är en kostnad i nyttoanalysen och behöver synliggöras.

Det är också vanligt att omfördelningsnytta tolkas som finansiell nytta. Därför behöver det framgå tydligt att pengavärderingen används för att visa förändringens storlek, inte nödvändigtvis en faktisk budgeteffekt.

Finns det begränsningar i begreppet omfördelning?

Begreppet är användbart i många sammanhang, men det kräver tydlig kommunikation. Samma omfördelning kan ibland behöva uttryckas i olika enheter, till exempel tid, heltidstjänster eller pengar, beroende på mottagare och sammanhang.

Begränsningen ligger därför sällan i begreppet i sig, utan i risken för missförstånd om det inte presenteras tillräckligt tydligt.