Varför börja med syftet?

Varför börja med syftet?

Om man inte vet vad nyttoanalysen ska användas till eller vem som ska ta del av resultatet, finns risk att den bygger på fel jämförelse, utelämnar perspektiv - eller blir arbete i onödan. Syftet avgör också hur mycket analys som är rimlig – och om några steg medvetet kan utelämnas.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst denna sida kommer du att förstå:

• varför syftet är viktigt för nyttoanalysens kvalitet

• hur syftet påverkar jämförelse, perspektiv och arbetssätt

• när det är rimligt att förenkla en nyttoanalys – och vilka risker det innebär

• skillnaden mellan en medvetet avgränsad analys och en ofullständig analys

Texten ger dig en begreppslig förståelse av syftets roll i nyttoanalysen, inte instruktioner för hur du formulerar ett syfte.

Syftets plats i metoden

Att veta vad nyttoanalysen ska användas till är det första steget i nyttoanalysen. Det ligger först i metoden eftersom det påverkar om nyttoanalysen alls ska göras, och i så fall hur och med vilken kvalitet. Beskrivningen av syftet blir en del av nyttoanalysens dokumentation.

Syftets roll i nyttoanalysen

Syftet med nyttoanalysen påverkar flera aspekter av arbetet med nyttoanalysen.

Syftet kan visa om nyttoanalysen alls ska göras

Om beställarens syfte främst verkar vara att kunna säga att en nyttoanalys är genomförd, utan någon plan för hur resultatet ska användas eller omsättas i handling, kanske det är bra att avstå från analysen och i stället använda resurserna till annat.

Syftet kan visa vilka intressenter och kostnader som ska ingå

Om syftet enbart är att bedöma om förändringen minskar organisationens finansiella kostnader, kan andra perspektiv vara mindre relevanta. Om syftet i stället är att förstå samtliga konsekvenser av förändringen, behöver nyttor och kostnader för flera intressenter inkluderas.

Syftet kan visa hur viktigt det är med delaktighet i arbetet med nyttoanalysen

Om syftet med nyttoanalysen är att den ska bidra till förståelse, delaktighet och motivation i förändringsarbetet, kan det vara avgörande att involvera alla centrala intressenter i analysen.

Syftet kan visa hur noggrann analysen behöver vara

Om syftet är att ta fram ett tidigt och översiktligt underlag, kan arbetet förenklas. Om analysen däremot ska ligga till grund för större beslut krävs ofta större precision.

Syftet kan visa om värdering i pengar behövs

Om syftet främst är att skapa förståelse för vilka nyttor som finns, behöver de inte nödvändigtvis värderas i pengar.

Syftet kan visa vilken kvalitet som behövs på dokumentation och presentation

Om nyttoanalysen ska användas brett i kommunikation kan den exempelvis kräva mer genomarbetad presentation. Om den endast ska användas vid ett tillfälle för en begränsad grupp kan kraven vara lägre.

Grundläggande principer

Oavsett dess syfte bör nyttoanalysen fånga samma underliggande verklighet.

Samtidigt påverkar syftet hur heltäckande analysen blir, genom att styra vilka perspektiv, intressenter och steg som inkluderas. Det kan också påverka outtalade vägval, som att man väljer att inte lägga så mycket tid på perfekt dokumentation eller att gå till botten med alla frågor.

I vissa situationer är syftet exempelvis att snabbt ta fram ett beräkningsunderlag för en specifik nytta, till exempel inför ett ledningsbeslut. Då kan det vara rimligt att förenkla arbetet och avstå från delar av analysen, såsom bred involvering av intressenter eller att rita en visuell effektkedja.

Det är bra att vara tydlig med syftet, så att både genomförare och mottagare förstå varför analysen görs, och på så sätt ge en bättre förståelse för eventuella vägval som görs.

Vanliga missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att syftet är självklart för alla och därför inte behöver formuleras. Men i praktiken påverkar syftet många vägval i analysen, både uttalade och outtalade.

Finns situationer där syftet inte behövs?

Egentligen inte. Oavsett om nyttoanalysen är omfattande eller avgränsad behöver syftet vara tydligt.