Om uppföljning av nyttor

Om uppföljning av nyttor

Att följa upp nyttor under införandet av en förändring gör det möjligt att se om förändringen faktiskt får genomslag, om nyttorna börjar realiseras och om frigjorda resurser används som tänkt. Uppföljningen ger därmed inte bara svar på vad som hänt, utan också stöd för att styra, justera och hålla riktning i förändringsarbetet.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst denna sida kommer du att förstå:

• varför uppföljning av nyttor är viktig under införandet av en förändring

• vad som bör följas upp för att förstå om förändringen ger resultat

• skillnaden mellan att få ut förändringen, realisera nytta och använda realiserad nytta

• hur uppföljning kan stödja fortsatt förändringsarbete

Texten förklarar varför uppföljning av nyttor behövs och vad den hjälper organisationen att se, inte hur uppföljningen praktiskt ska organiseras.

Hur detta hänger ihop med metoden

Detta avsnitt hör inte främst till arbetet med att ta fram själva nyttoanalysen, utan till hur analysen kan användas vidare under införande och uppföljning. Det är därför särskilt relevant när nyttoanalysen används som stöd i förändringsarbete och nyttorealisering.

Nyttoanalysen kan då fungera som utgångspunkt för vad som bör följas upp, vilka resultat som förväntas och vilka signaler som kan visa att förändringen inte utvecklas som tänkt.

Vad uppföljningen hjälper dig att se

Om förändringen faktiskt får genomslag

En grundläggande fråga är om förändringen faktiskt har införts på det sätt som analysen förutsatte. Om nya beteenden, lösningar eller stöd inte används i praktiken blir det svårt för nyttor att uppstå.

Uppföljningen behöver därför fånga om förändringen verkligen kommit på plats och om rätt förutsättningar finns för att nyttor ska kunna realiseras.

Om nyttorna realiseras

Det räcker inte att förändringen är införd för att veta om nyttorna blivit verkliga. Det behöver också gå att följa om de nyttor som identifierades i analysen faktiskt börjar uppstå.

Det kan till exempel handla om frigjord tid, bättre kvalitet, ökad trygghet eller andra effekter som analysen byggde på. Om nyttorna inte realiseras, eller utvecklas långsammare än väntat, ger uppföljningen en signal om att något behöver undersökas eller justeras.

Hur realiserad nytta används

När en nytta väl realiseras kan det också vara viktigt att följa hur den används i praktiken. Om en förändring till exempel frigör tid behöver organisationen förstå vad den tiden faktiskt används till.

Det gör det lättare att bedöma om förändringen leder vidare till det värde som var tänkt, eller om nyttan stannar vid en potential som inte tas tillvara.

Grundläggande principer

Uppföljning handlar inte bara om kontroll

Uppföljning används inte bara för att kontrollera om ett mål har uppnåtts. Den kan också hjälpa organisationen att hålla riktning, upptäcka hinder och stärka arbetet med att få förändringen att fungera i praktiken.

Nyttor realiseras inte automatiskt

Att en nytta identifierats i analysen betyder inte att den automatiskt uppstår. Ofta krävs fortsatt arbete under införandet för att förändringen ska få genomslag och för att nyttorna ska bli verkliga.

Realiserad nytta behöver ibland tas vidare

En realiserad nytta är inte alltid slutpunkten. Om en resurs frigörs, till exempel tid, behöver det ofta också finnas ett medvetet arbete kring hur den ska användas för att skapa värde.

Vanliga missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att uppföljning bara behövs i slutet, när förändringen redan är genomförd. I praktiken är kontinuerlig uppföljning ofta viktig för att upptäcka avvikelser i tid och hålla förändringen på rätt kurs.

Ett annat vanligt missförstånd är att det räcker att följa upp om förändringen har införts. För att förstå om förändringen faktiskt gör nytta behöver man också följa upp om nyttor realiseras och hur de används.

Det är också lätt att tro att realiserad nytta alltid automatiskt tas tillvara. Så behöver det inte vara. En frigjord resurs kan finnas där utan att ännu ha omsatts i det värde man ville uppnå.

Vad bör följas upp?

I många fall är det särskilt viktigt att följa upp tre saker:

• om förändringen faktiskt har införts och används

• om identifierade nyttor börjar realiseras

• hur realiserad nytta används i praktiken

Dessa tre nivåer ger tillsammans en bättre bild av om förändringen bara har införts, eller om den också leder till det värde som var tänkt.