Om att utgå från en referensanalys

Om att utgå från en referensanalys

I vissa fall finns redan en framtagen nyttoanalys för samma typ av förändring som en verksamhet vill analysera. Då kan det vara mer ändamålsenligt att utgå från den analysen än att börja från ett tomt blad. Syftet är att återanvända ett redan gjort och kvalitetssäkrat analysarbete, så att arbetet snabbare kan fokusera på lokal prövning, lokal värdering och lokal färdigställning.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst denna sida kommer du att förstå:

• varför det kan vara värdefullt att utgå från en befintlig nyttoanalys

• när en referensanalys kan användas och när det är bättre att börja från grunden

• varför jämförelsen är det första som behöver prövas

• vilken roll en lokal effektworkshop kan spela i arbetet med att anpassa analysen

• varför Excelmallen är central i referensspåret

• hur referensanalysen kan färdigställas till en lokal rapport

Texten förklarar referensanalysens roll i metoden, inte exakt hur anpassningen genomförs.

Hur detta hänger ihop med metoden

Att utgå från en referensanalys är inte ett eget steg i metoden, utan ett alternativt arbetssätt när det redan finns en relevant analys för samma typ av förändring.

Skillnaden är att arbetet inte börjar från ett tomt blad, utan i ett befintligt underlag med rapporttext, identifierade nyttor och kostnader samt en tillhörande Excelmall. Det gör att användaren och assistenten kan lägga mindre tid på att bygga upp analysen från början och mer tid på att pröva om analysen passar lokalt, genomföra lokal värdering och färdigställa rapporten.

Vad en referensanalys hjälper dig att göra

Återanvända det arbete som redan finns

Om förändringen i huvudsak är densamma som i referensanalysen finns det ofta redan ett genomarbetat underlag om jämförelse, nyttor, kostnader, risker, hinder och struktur. Då behöver arbetet inte börja med att formulera allt på nytt, utan kan utgå från det som redan har analyserats.

Börja i en färdig struktur

När en referensanalys används kan användaren börja i en redan förberedd rapport och en redan anpassad Excelmall. Det gör det lättare att förstå vad analysen bygger på och vad som behöver bedömas eller ändras i den egna verksamheten.

Fokusera på det som behöver prövas lokalt

Det lokala arbetet handlar främst om att bekräfta att jämförelsen stämmer, vid behov pröva analysens nyttor, kostnader, risker och hinder i en lokal effektworkshop, och därefter genomföra den lokala värderingen i Excelmallen.

Komma snabbare till lokal värdering

En viktig poäng med referensspåret är att användaren snabbare ska kunna gå vidare till den Excelmall som hör till referensanalysen och använda den för att göra en lokal värdering i pengar. När mycket av analysens struktur redan finns på plats kan mer av arbetet läggas på att fylla i, bedöma och tolka den lokala värderingen.

Färdigställa en lokal rapport

Målet är inte att skriva om hela analysen från början, utan att färdigställa en lokal rapport utifrån referensanalysen och den lokala information som har lagts till. Där inget relevant har ändrats kan referensanalysens innehåll ofta återanvändas. Där den egna verksamheten skiljer sig, eller där lokal värdering har tillkommit, behöver rapporten anpassas.

Grundläggande principer

Jämförelsen måste prövas först

Det första som behöver avgöras är om referensanalysen verkligen bygger på samma jämförelse som användaren vill analysera. Om förändringen eller nuläget skiljer sig för mycket finns det inte längre någon stabil grund för att återanvända analysen. Då är det bättre att börja från grunden.

Referensanalysen ska göra arbetet lättare, inte större

När en referensanalys används bör arbetet inte börja med att granska allt i detalj. Det viktigaste först är att pröva om jämförelsen passar. Om den gör det bör användaren snabbt kunna gå vidare.

En lokal effektworkshop bör ofta rekommenderas, men om användaren inte vill göra workshop ska arbetet ändå kunna gå vidare direkt till Excelmallen och den lokala värderingen.

En lokal effektworkshop bör ofta rekommenderas

En lokal effektworkshop är ofta ett värdefullt stöd när en referensanalys ska anpassas. Den hjälper verksamheten att pröva om referensanalysens nyttor, kostnader, risker och hinder verkligen verkar stämma i den egna situationen. Den kan också fånga sådant som saknas eller behöver justeras.

Om användaren inte vill göra workshop kan arbetet ändå gå vidare. Det behöver inte stoppa flödet, men det kan påverka hur säkert vissa delar kan beskrivas i den färdiga rapporten.

Alla vita fält i Excelmallen behöver ses över

I den Excelmall som hör till referensanalysen finns vita fält som användaren ska arbeta med. Vissa av dessa är tomma och behöver fyllas med lokal information. Andra innehåller redan förifyllda värden eller förslag. Även dessa behöver bedömas lokalt. De är tänkta som rimliga utgångspunkter, men användaren behöver ändå ta ställning till om de verkar stämma i den egna verksamheten.

Excelmallen är central i referensspåret

Referensspåret är i hög grad till för att hjälpa användaren snabbare till lokal värdering i den Excelmall som hör till referensanalysen. Assistentens roll är därför inte bara att prata om analysen, utan också att hjälpa användaren förstå mallen, resonera om frågorna i den, fylla i rätt typer av uppgifter och tolka resultatet.

Osäkerheten bedöms kort och lokalt

I referensspåret handlar osäkerhetsbedömningen främst om sådant som faktiskt har prövats eller lagts till lokalt. Det gäller särskilt om referensanalysens effekter och nyttor verkar hålla även i den egna verksamheten, och om den lokala värderingen bygger på osäkra uppgifter, schabloner eller antaganden.

Rapporten behöver färdigställas lokalt

Även om referensanalysen ger en färdig utgångspunkt behöver rapporten till slut färdigställas för den egna organisationen. Det innebär att rapporten behöver bygga på både referensanalysens innehåll och den lokala information som har tillkommit. Där inget relevant har ändrats bör innehållet kunna återanvändas. Där lokal information påverkar analysen behöver rapporten anpassas.

Vanliga missförstånd

Ett vanligt missförstånd är att en referensanalys kan användas även när den bygger på en annan jämförelse än den användaren vill analysera. Om jämförelsen inte stämmer är det bättre att börja från grunden.

Det är också lätt att tro att en lokal effektworkshop alltid måste genomföras för att referensspåret ska kunna användas. En workshop är ofta ett mycket bra stöd, men den är frivillig. Om användaren inte vill göra workshop kan arbetet ändå gå vidare till Excelmallen och den lokala värderingen.

Ett annat vanligt missförstånd är att rapporten måste skrivas om från början bara för att den anpassas lokalt. I många fall är det mer rimligt att återanvända relevanta delar av referensanalysen och anpassa de delar där lokal information faktiskt påverkar innehållet.

När bör man inte utgå från en referensanalys?

Det är oftast bättre att börja från grunden om referensanalysen beskriver en annan typ av förändring än den användaren vill analysera, eller om jämförelsen inte stämmer med den lokala situationen.

Det gäller särskilt när nuläget ser annorlunda ut än i referensanalysen, eller när det snabbt blir tydligt att analysens grundlogik inte passar den egna verksamheten. I sådana fall är det bättre att göra en ny nyttoanalys som utgår från den jämförelse man faktiskt vill undersöka.