INERA Nyttoanalyser

Nyttan med nyttoanalyser

Organisationer genomför förändringar för att skapa någon form av nytta - att någonting ska bli bättre för någon eller några. Men utan en strukturerad metod är det lätt att missa viktiga nyttor eller tappa bort dem längs vägen. Med en nyttoanalys får du hjälp att bedöma om en tänkt förändring förväntas skapa nytta som är större än kostnaderna den förväntas medföra. Nyttoanalysen ger också stöd att genomföra förändringen, och att följa upp om den lyckades.

Vad du får ut av att läsa detta

Nyttoanalysens roll i arbetet med förändringar
Hur nyttoanalysen kan användas av olika roller i ett förändringsarbete
Viktiga principer för att nyttoanalysen ska skapa nytta
Varför nyttoanalysen är nödvändig men inte tillräcklig för att skapa nytta

Texten ger en förståelse av varför nyttoanalys används, inte instruktioner för hur den genomförs.

Nyttoanalysens plats i arbetet med förändringar

För att göra nyttoanalysen behövs en tänkt förändring

Nyttoanalysen utgår från en tänkt förändring. Därför föregås den ofta av andra aktiviteter, såsom idégenerering, undersökningar eller omvärldsbevakning, som bidrar till att forma möjliga förändringar. Samtidigt kan nyttoanalysen också användas iterativt, genom att olika tänkta förändringar analyseras och jämförs för att skapa förståelse för deras respektive nytta i förhållande till sina kostnader.

Beslut - bestämma om förändringen är “värd det”?

Innan ni har fattat beslut om att genomföra en förändring, ger nyttoanalysen er ett underlag för att göra en helhetsbedömning av förändringen: vad består förändringen av, och är den samlade nyttan med förändringen värd den samlade kostnaden?

Genomförande - behålla riktning och motivation i förändring

Under en pågående förändring kan nyttoanalysen hjälpa er att styra mot nyttorna, och att behålla eller skapa den motivation som behövs för att lyckas med förändringen. Det är vanligt att organisationer påbörjar förändringsarbeten, men “tappar bort” vad målet var längs vägen, till exempel på grund av bristande ledning och styrning, krävande arbete kring detaljer eller bristande motivation hos nyckelaktörer. Nyttoanalysens tydliga bild av vilka nyttorna är och vad som krävs för att lyckas med dem ger stöd i att göra vägval, planera, fördela ansvar och kommunicera så att förändringen genomförs och nyttorna blir verkligen. Om viktiga intressenter har varit delaktiga i framtagandet av nyttoanalysen, skapar det arbetet i sig också delaktighet, samsyn och motivation.

Uppföljning - utvärdera om förändringen lyckades

Efter en genomförd förändring kan nyttoanalysen bidra med underlag för att följa upp och utvärdera förändringen, genom att den hjälper er reda ut vilka nyttorna och kostnaderna kan tänkas vara, och ge er underlag för att mäta dem.

Exempel på syften med en nyttoanalys

En nyttoanalys kan användas för att:

avgöra om en förändring är värd kostnaden
jämföra och prioritera mellan olika tänkta förändringar
få underlag för beslut om att genomföra en förändring
styra arbetet mot de nyttor förändringen ska skapa
kommunicera och skapa samsyn och förståelse för förändringens mål och nyttor
planera, fördela ansvar och fatta vägval under genomförandet
följa upp och utvärdera om förändringen lyckades
identifiera vad som ska mätas och hur nyttor och kostnader ska följas upp

Nyttoanalysen kan användas av många roller

Här följer några exempel på hur olika roller kan använda sig av nyttoanalysen under en förändring.

Alla intressenter kan använda nyttoanalysen för att:

få ett gemensamt språk för att prata om nyttor, kostnader och effekter
skapa samsyn kring vad förändringen ska leda till och varför den genomförs
flytta fokus från projektmål till nytta

Detta minskar risken för olika tolkningar av förändringens syfte och mål.

Ledning och styrning kan använda nyttoanalysen för att:

få tydliga argument och siffror kopplade till en förändring
resonera om och prioritera initiativ i linje med verksamhetens strategi och mål
besluta om effektmål som baseras på utvalda nyttor
få en tydlig bild av vilka aktiviteter och beteenden som är avgörande för att lyckas med förändringen
fördela roller och ansvar och roller för de aktiviteter som behövs för att förverkliga nyttorna
få en grund för vad de ska följa upp under förändringen och hur det ska göras
ta fram en effekthemtagningsplan eller nyttorealiseringsplan där det framgår vad som ska mätas, hur, och vem som ansvarar för uppföljning och nyttorealisering.

Projekt-, program- och utvecklingsledare, verksamhetsutvecklare, kommunikatörer, controllers och analytiker kan använda nyttoanalysen för att:

få en tydlig bild av vilka aktiviteter, beteenden och effekter som behövs för att lyckas med förändringen
se vilka delar som är avgörande för att nyttorna ska bli verkliga
kommunicera om varför förändringen genomförs och vad den ska leda till
planera uppföljning av nyttor och kostnader
identifiera vad som behöver mätas och följas upp över tid

Analysen ger därmed stöd för planering, prioritering och kommunikation under genomförandet. Den fungerar också som en brygga mellan planering, genomförande och uppföljning.

Medarbetare och andra som deltar i och bidrar till förändringen kan använda nyttoanalysen för att:

förstå hur deras aktiviteter och beteenden bidrar till att skapa nytta
se sammanhanget mellan det egna arbetet och förändringens övergripande mål

Detta kan bidra till motivation och bättre förutsättningar för förändring.

Grundläggande principer

Här är några grundläggande principer för att nyttoanalysen ska kunna göra nytta.

Gemensam förståelse är lika viktig som resultatet

Nyttoanalysens värde ligger inte enbart i den färdiga dokumentationen eller i en värdering i pengar, utan i den gemensamma förståelse som skapas genom analysarbetet. Arbetet med att ta fram en nyttoanalys skapar samsyn kring förändringen, nyttorna och vad som krävs för att de ska bli verkliga. Därför är det bra att ta med intressenter som har viktiga roller i förändringen i arbetet med att ta fram nyttoanalysen. På samma sätt är det viktigt att kunna kommunicera om resultatet från nyttoanalysen på ett sätt som skapar förståelse. Diskussionerna och insikterna som nyttoanalysen skapar är i många fall mer betydelsefulla för förändringen än nyttoanalysens resultat!

Nyttoanalysen bör uppdateras vid behov

Mycket kan hända under ett förändringsarbete. Kanske förändringen inte blir riktigt så som man först tänkte sig från första början. Då kan det finnas skäl att uppdatera nyttoanalysen, eller ta ett omtag.

Ledningen bör engagera sig i nyttorealisering

För att nyttoanalysen ska komma till sin rätt hjälper det om ledningen är engagerad i nyttorealisering, och efterfrågar nyttoanalyser samt skapar arbetssätt och fördelar ansvar utifrån insikterna i nyttoanalysen. Dock fungerar det inte alltid att invänta beslut från ledningen om att göra en nyttoanalys - ibland kan ledningen behöva se en färdig nyttoanalys för att förstå varför den är viktig.

Nyttoanalysen är inte tillräcklig i sig själv

Ibland förkommer missförståndet att en nyttoanalys är tillräcklig för att man ska ha tagit ansvar för nyttorna och nyttorealiseringen. I verkligheten är nyttoanalysen en förutsättning, men inte tillräcklig i sig själv, för att nyttorna från en förändring faktiskt ska bli verkliga.

För att få ut nyttorna krävs exempelvis att ledningen engagerar sig i nyttorna och utövar ett tydligt ledarskap, tydlig ansvarsfördelning, ett strukturerat arbetssätt, en kultur som uppmuntrar till förändring och ett arbetssätt där medarbetarna involveras. Det underlättar också om politiker och styrande organ efterfrågar fokus på nyttor och skriver in det i sina strategiska planer.

Den här kunskapsbasen fokuserar främst på arbetet med att ta fram nyttoanalyser. För vidare läsning och kring övriga delar som krävs för att lyckas med en förändring finns här några tips:

Nyttorealisering | Digg
Hasson, H. & von Thiele Schwarz, U. (2023). Implementeringsboken: så inför du nytt som gör nytta. 1:a uppl. Natur & Kultur.
Odell, K. (2019). Förändringshandboken : för ledare och medarbetare (1:a uppl.). Liber.

Bör vi alltid göra en nyttoanalys?

En nyttoanalys behövs sällan vid tekniska uppgraderingar som saknar direkt påverkan på verksamheten.

En nyttoanalys är inte relevant som beslutsunderlag om ett beslut redan är fattat, till exempel för att uppfylla lagkrav. Samtidigt kan det vara värt att göra den ändå, eftersom arbetet med den också ger stöd för att genomföra förändringen på bästa sätt.

Arbetet med nyttoanalys är inte gratis, utan det kräver tid och resurser. Därför behöver man väga nyttoanalysens egna nyttor och kostnader mot varandra när man funderar på att göra en nyttoanalys. Nedan listas några möjliga nyttor och kostnader från att göra en nyttoanalys, jämfört med alternativet att inte göra en.

Möjliga nyttor med att göra en nyttoanalys

Bättre beslut
Bättre genomförande av förändringen (behålla riktning och motivation)
Bättre uppföljning

Kostnader som nyttoanalysen kräver

Tidsåtgång för den/de som ansvarar (eller pengar om ni anlitar en konsult)
Tidsåtgång för de som bidrar med information
Tidsåtgång för andra som är delaktiga i arbetet

Det är extra viktigt att lägga resurser på nyttoanalys vid förändringar som kräver stora kostnader, eftersom kostnaderna vid felaktiga beslut och misslyckade förändringar då blir mycket stora. Det kan vara mindre viktigt att göra en nyttoanalys för en förändring där insatserna inte är så stora. Å andra sidan kräver ofta nyttoanalyser också mindre resurser om förändringen är liten, så att den kanske ändå går att genomföra.