INERA Nyttoanalyser

Identifiera nyttor och kostnader

I detta steg identifierar ni förändringens nyttor och kostnader. Ni bör också uppmärksamma risker och hinder, eftersom de påverkar vilka nyttor som kan uppstå och vilka kostnader som kan tillkomma.

Syftet är att skapa en tillräckligt tydlig förståelse för förändringens konsekvenser för att kunna analysera, värdera, redovisa och senare följa upp dem.

Arbetet börjar inte med färdiga nyttor och kostnader, utan med att fånga och analysera de effekter som förändringen kan ge upphov till. Först därefter blir det möjligt att formulera nyttor, skilja ut kostnader, identifiera risker och hinder och ta fram ett underlag som kan användas vidare i analysen och rapporten.

Steget kan genomföras på olika sätt, till exempel genom workshop, intervjuer, research eller dialog med assistenten. I många fall är workshop det arbetssätt som rekommenderas, men andra arbetssätt kan vara rimliga alternativ eller komplement när workshop inte är möjlig eller när arbetet behöver börja enklare.

Fokus i detta steg är att förstå vad förändringen kan leda till och hur dessa konsekvenser uppstår. Det handlar inte i första hand om att avgöra vad som är viktigast, utan om att få fram ett tillräckligt brett och tydligt underlag för fortsatt analys.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst detta förstår du:

varför detta steg är viktigt i nyttoanalysen
varför det är viktigt att börja i effekter
varför nyttor och kostnader inte alltid identifieras på samma sätt
vilken roll effektkedjetänk spelar för att synliggöra samband och antaganden
vilka vanliga missförstånd som finns i detta steg
när ett mer förenklat arbetssätt kan vara tillräckligt

Texten förklarar hur man behöver tänka i detta steg. Den beskriver inte i detalj hur arbetet ska genomföras i praktiken.

Identifieringens plats i metoden

För att kunna identifiera förändringens nyttor och kostnader behöver det vara tydligt vilken jämförelse som ligger till grund för analysen. Det behöver också vara bestämt vems nyttor och kostnader som ska ingå. Som bakgrund underlättar det dessutom att känna till sammanhanget för analysen och hur resultatet ska användas.

När dessa ramar är på plats kan arbetet med att identifiera effekter, nyttor, kostnader, risker och hinder genomföras. Först därefter blir det meningsfullt att prioritera och värdera det som har identifierats.

Det som tas fram i detta steg används både som underlag för fortsatt analys och som en del av nyttoanalysens dokumentation och rapportering.

Hur arbetet i detta steg kan genomföras

Detta steg kan genomföras på olika sätt. Vanliga arbetssätt är workshop, intervjuer, research eller strukturerad dialog. Ofta är det bra att börja med ett arbetssätt som fångar in effekter brett, och därefter analysera materialet vidare.

I många verksamhetsnära förändringar är workshop det arbetssätt som rekommenderas om det är möjligt. Workshop gör det lättare att fånga flera erfarenheter samtidigt, upptäcka sådant som annars förbises och skapa en gemensam förståelse för förändringens konsekvenser.

Intervjuer och research kan användas när workshop inte är möjlig, eller som komplement när ni behöver förstå vissa frågor bättre eller fånga sådant som redan finns dokumenterat.

Det går också att arbeta direkt i dialog med assistenten. Det kan vara ett bra sätt att komma vidare på egen hand eller utforska en fråga i ett tidigt skede. Samtidigt innebär det större risk att analysen blir för smal eller att viktiga konsekvenser förbises. Därför behöver sådana genomgångar ofta prövas eller kompletteras senare.

Varför detta steg behövs

Att identifiera förändringens nyttor och kostnader handlar inte bara om att ta fram en lista. Arbetet behövs för att skapa förståelse för vad förändringen faktiskt kan leda till, hur konsekvenserna uppstår och vad som krävs för att nyttor ska realiseras.

För att förstå vilka nyttor och kostnader som faktiskt kan uppstå

De nyttor och kostnader som identifieras i detta steg skiljer sig ibland från de antaganden som fanns i början av arbetet. När ni går från en övergripande idé om förändringen till att systematiskt undersöka dess effekter blir det ofta tydligare vilka konsekvenser som är realistiska, för vem de uppstår och på vilket sätt.

För att synliggöra vad de beror på

Nyttoanalysen kan inte nöja sig med att konstatera att en förändring leder till en viss nytta eller kostnad. Det behöver också gå att beskriva vad som leder fram till den.

Det räcker till exempel inte att säga att en lösning ger bättre information eller ökad tillgänglighet. För att avgöra om detta verkligen är en nytta behöver ni ofta fråga vidare: varför är det bra, vad leder det till och för vem uppstår värdet?

På samma sätt behöver negativa konsekvenser ofta prövas närmare. Det som först beskrivs som en kostnad kan ibland visa sig vara en risk, ett hinder eller ett mellanled som leder vidare till en annan kostnad.

För att upptäcka luckor, antaganden och förbisedda konsekvenser

Vissa nyttor och kostnader kan verka självklara, men det finns ofta andra som inte är lika lätta att upptäcka. När arbetet görs systematiskt minskar risken att viktiga konsekvenser förbises, särskilt sådana som uppstår för andra berörda eller längre fram i tiden.

Arbetet gör det också lättare att få syn på antaganden och luckor i resonemanget. Det kan till exempel handla om att en nytta förutsätter ett förändrat beteende som ännu inte har uppmärksammats, eller att en negativ konsekvens i praktiken behandlas som en risk trots att den snarare bör räknas som en kostnad.

För att skapa underlag för fortsatt analys, rapportering och uppföljning

Detta steg skapar underlag både för fortsatt analys, för rapportering och för senare uppföljning. När sambanden mellan förändring, effekter och nyttor har tydliggjorts blir det lättare att avgöra vad som ska värderas, vad som behöver följas upp och hur resultaten kan redovisas utan att ny analys behöver göras i rapportsteget.

De mellanliggande stegen kan ibland fungera som tidiga tecken på om utvecklingen går i rätt riktning, även innan nyttorna i sig blir synliga.

Grundläggande principer

Det här steget handlar om att skapa förståelse för förändringens konsekvenser, inte om att tidigt avgöra vad som är viktigast eller mest värt att satsa på.

Börja i effekter

I detta steg är effekter den analytiska utgångspunkten. En effekt beskriver vad som händer som en följd av förändringen. En nytta är en effekt som uppfattas som värdefull av någon. På motsvarande sätt kan en effekt också innebära en kostnad eller leda till en kostnad.

Att börja i effekter gör det lättare att hålla isär olika nivåer i resonemanget och minskar risken att ni hoppar direkt till vaga eller för tidiga slutsatser.

Stanna inte vid första förbättringen

Många formuleringar som först verkar vara nyttor beskriver i själva verket ett steg på vägen. Det kan till exempel handla om bättre information, snabbare tillgång eller ökad struktur. Sådant kan vara viktigt, men det är ofta först när ni frågar vidare varför det är bra, vad det leder till och för vem det spelar roll som nyttan blir tydlig.

Det är därför arbetet med nyttor ofta behöver pressas ett steg längre än det första svaret. Målet är inte bara att förstå vad som verkar bra, utan att formulera tydliga nyttor som kan användas vidare i analysen och redovisningen.

Håll isär nivåerna

I detta steg blandas olika typer av utsagor ofta ihop. Det kan till exempel handla om:

förändringen i sig
ett beteende
en effekt
en nytta
en kostnad
ett hinder
en risk
ett mål

För att analysen ska bli användbar behöver dessa nivåer hållas isär. Många grupper har i praktiken rätt information, men i fel struktur. En viktig del av arbetet i detta steg är därför att sortera resonemangen så att det blir tydligt vad som är vad.

Tänk i orsakssamband

Steget handlar inte bara om att samla formuleringar, utan om att förstå hur förändringen hänger ihop med de konsekvenser som identifieras. Det är ofta först när ni försöker beskriva sambanden mellan förändringen, människors beteenden, olika effekter och de nyttor eller kostnader som följer som otydligheter och antaganden blir synliga.

Effektkedjan är ett tankeverktyg

I den här metoden används effektkedjan som ett sätt att pröva samband mellan förändringen, de effekter som uppstår och de nyttor eller kostnader som kan följa. Den hjälper er att synliggöra vad som antas leda till vad, vilka beteenden eller förutsättningar som krävs och var det finns luckor i resonemanget.

Tänkandet kan användas i visualisering, text eller dialog. Du behöver alltså inte rita en effektkedja för att arbeta med denna logik, men en visuell överblick kan vara ett bra stöd när sambanden är svåra att hålla isär.

Nyttor och kostnader identifieras inte alltid på samma sätt

Arbetet med nyttor och kostnader följer inte alltid samma logik.

Positiva effekter behöver ofta analyseras med större stöd av orsakssamband och effektkedjetänk för att nyttorna ska bli tydliga och möjliga att beskriva.

Negativa effekter behöver ofta i stället sorteras mellan kostnader, risker och hinder. Därutöver behöver kostnader som krävs för att genomföra, använda, driva och förvalta förändringen identifieras särskilt, eftersom de sällan fångas fullt ut när man bara frågar efter negativa effekter.

Konsekvenskostnader och förutsättningskostnader redovisas ofta olika

Kostnader som uppstår som följd av förändringen behöver ibland beskrivas mer utförligt för att tydliggöra varför de ska räknas som kostnader och inte bara som risker eller allmänna farhågor.

Förutsättningskostnader är ofta fler och mer konkreta. De redovisas därför ofta som strukturerade listor, snarare än som fullständiga beskrivningar.

Håll isär kostnader, risker och hinder

Det är viktigt att skilja mellan olika typer av negativa konsekvenser.

En kostnad är en resursinsats eller en effekt som uppfattas som negativ av en eller flera intressenter.

En risk är en möjlig negativ händelse.

Ett hinder är en faktor som kan försvåra eller förhindra att effekter eller nyttor uppstår.

Att hålla isär dessa begrepp gör analysen tydligare och minskar risken att faktiska kostnader tonas ner eller att hinder hamnar i huvudkedjan av nyttor.

Beteenden och förutsättningar spelar roll

Nyttor uppstår inte av sig själva. De förutsätter ofta att människor ändrar beteenden, använder lösningar på avsett sätt eller arbetar annorlunda än tidigare. Genom att tidigt uppmärksamma vilka beteenden och andra förutsättningar som krävs blir det lättare att förstå både möjligheter och risker i förändringen.

Det skapar också ett bättre underlag för förändringsledning och nyttorealisering.

Vanliga missförstånd

Att gå direkt på nyttor och kostnader

Ett vanligt missförstånd är att börja med att lista nyttor och kostnader direkt, utan att först undersöka vilka effekter förändringen faktiskt kan ge upphov till. Det kan fungera i enkla eller välkända sammanhang, men innebär en risk att analysen stannar vid de mest uppenbara eller förväntade konsekvenserna.

Det kan till exempel leda till att man identifierar några tänkbara nyttor men inte förstår vad de bygger på, eller att man tar med vissa kostnader men missar andra som krävs för att förändringen faktiskt ska gå att genomföra och upprätthålla över tid.

Att stanna för tidigt i kedjan

Ett vanligt missförstånd är att beskriva något som en nytta trots att det snarare är en funktion, ett mellanled eller en förbättring på vägen mot nyttan.

Exempel som bättre information, snabbare åtkomst eller ökad struktur kan vara viktiga delar av förändringen, men de blir inte automatiskt nyttor bara för att de låter positiva. För att avgöra om något verkligen är en nytta behöver ni ofta fråga vidare varför det är bra och vilket värde som faktiskt uppstår.

Att beskriva samma nytta flera gånger

Ett vanligt missförstånd är att beskriva samma underliggande nytta flera gånger, men med olika ord. Det händer ofta när sambanden mellan förändringen, effekterna och nyttan inte är tillräckligt utredda. Då kan det som egentligen är steg i samma kedja framstå som flera separata nyttor.

Resultatet kan bli en analys som ser omfattande ut, men som i praktiken beskriver samma värde flera gånger.

Att behandla konsekvenskostnader som risker

Ett vanligt missförstånd är att negativa konsekvenser som faktiskt förväntas uppstå behandlas som om de bara vore risker. Det kan leda till att kostnader underskattas eller faller bort ur analysen.

Det gäller särskilt konsekvenskostnader, eftersom de ofta är färre och mindre självklara än genomförande- och förutsättningskostnader. Därför behöver de ibland beskrivas tydligare för att bli synliga i analysen.

Att missa förutsättningskostnader

Ett vanligt missförstånd är att tro att de kostnader som kommer fram när man frågar efter negativa effekter räcker. I praktiken behöver förändringen ofta också resurser för utbildning, förändringsledning, utveckling, kravställning, ledning, styrning, drift och förvaltning.

Dessa kostnader är ofta lättare att identifiera genom en separat genomgång än genom arbete med negativa effekter.

Att bara ta med det som är lätt att mäta

Ett vanligt missförstånd är att främst identifiera sådant som är lätt att mäta eller räkna på. Det kan göra analysen mer hanterbar på kort sikt, men innebär en risk att viktiga konsekvenser faller bort.

Många relevanta effekter och nyttor, till exempel sådana som rör kvalitet, arbetsmiljö, trygghet eller tillit, är svårare att mäta på ett enkelt sätt. Det betyder inte att de är mindre viktiga. Om analysen begränsas till det som enkelt låter sig mätas finns en risk att beslutsunderlaget ger en skev bild av förändringens konsekvenser.

När ett mer förenklat arbetssätt kan räcka

Att fördjupa sig i förändringens logik är inte alltid nödvändigt. Vid enkla förändringar, eller när syftet är att göra en snabb överslagsbedömning, kan det vara rimligt att arbeta mer förenklat.

Det kan till exempel innebära att ni identifierar några centrala effekter och därefter beskriver de viktigaste nyttorna och kostnaderna utan att gå lika långt i analysen av samband.

Det kan fungera när förändringen är välkänd, konsekvenserna begränsade och osäkerheterna små. I sådana fall riskerar ett mer omfattande analysarbete att ta mer tid än det tillför i faktisk förståelse.

Arbetet har störst värde när förändringen är komplex, påverkar många berörda, kräver förändrade arbetssätt eller ställer höga krav på förändringsledning. Det är också särskilt värdefullt när beställaren förväntar sig ett tillförlitligt och transparent beslutsunderlag.

I sådana situationer är det svårt att ersätta arbetet med effekter, samband och effektkedjetänk. Det ger en struktur för att tänka igenom konsekvenserna, förklara resonemanget för andra och skapa ett underlag som går att stå för även i efterhand.