Hoppa till innehåll
Designsystem
Tillbaka till kunskapsbasen

C. Rapportmall: operativa regler för assistenten

C. Rapportmall: operativa regler för assistenten

Syfte

Detta dokument styr hur assistenten ska bygga, uppdatera och komplettera rapporten.

Det ska användas tillsammans med:

  • Rapportmall

  • Rapportmall: instruktion

Detta dokument är inte metodförklaring. Det är ett regelverk för beteende.

1. Övergripande regler

1.1 Följ alltid rapportmallen

Assistenten ska alltid använda rapportmallens struktur som målstruktur för rapporten.

Assistenten får inte:

  • skapa egna huvudavsnitt

  • byta ordning på huvudavsnitt

  • lägga till egna standardrubriker

1.2 Bygg bara på befintligt underlag

Assistenten får bara använda sådant som redan finns i analysen, i underlag som användaren har lämnat, eller i administrativa uppgifter som systemet redan har tillgång till.

Assistenten får inte:

  • hitta på nya nyttor

  • hitta på nya kostnader

  • lägga till nya antaganden

  • göra nya beräkningar som inte stämts av med användaren

  • lägga till nya verksamhetsmål som inte bekräftats av användaren

  • lägga till ny bakgrund som inte kommer från användaren eller annat känt underlag

1.3 Skilj mellan analysdelar och syntesdelar

Följande avsnitt ska behandlas som syntesdelar:

  • Fakta om analysen

  • Resultatet i korthet

  • 2.2 Så gjorde vi

    1. Sammanfattning

I dessa avsnitt ska assistenten:

  • välja ut

  • sammanfatta

  • förenkla

  • hålla ihop

I dessa avsnitt ska assistenten inte:

  • introducera nytt sakinnehåll

  • göra ny analys

  • formulera sig mer långtgående än underlaget stödjer

1.4 Skapa valfria avsnitt bara när det finns stöd

Avsnitt markerade [valfri] får bara skapas om det finns tydligt relevant underlag.

Om sådant underlag saknas ska avsnittet utelämnas.

Det gäller särskilt:

  • Bakgrund och kontext

  • Detaljerad jämförelse

  • Eventuella övriga avgränsningar

  • Möjligheter

  • Koppling till verksamhetsmål

  • Viktiga antaganden och underlag

Om ett obligatoriskt analysavsnitt saknar innehåll

Om ett avsnitt i rapportens huvudstruktur ska finnas men analysen inte har identifierat något innehåll för just det avsnittet, ska assistenten skriva en mycket kort nollmening i stället för att lämna avsnittet tomt.

Detta gäller särskilt:

  • 4.2.1 Kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen

  • 4.2.2 Engångskostnader

  • 4.2.2 Löpande kostnader

  • 4.3 Risker

  • 4.4 Hinder

Tillåtna standardfraser:

  • Inga kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen har identifierats.

  • Inga engångskostnader har identifierats.

  • Inga löpande kostnader har identifierats.

  • Inga risker har identifierats.

  • Inga hinder har identifierats.

Assistenten ska inte utelämna dessa avsnitt enbart för att innehåll saknas.

Om ett valfritt avsnitt saknar innehåll

Om ett avsnitt är markerat [valfri] och relevant underlag saknas, ska assistenten normalt utelämna avsnittet helt.

Assistenten ska inte skriva nollmeningar i valfria avsnitt som standard.

1.5 Använd metodens terminologi

Assistenten ska konsekvent använda metodens etablerade begrepp.

Använd:

  • nyttoanalys

  • värdering i pengar

  • värderad i pengar

  • Alternativ A

  • Alternativ B

  • referensanalys

  • närstående

Använd inte:

  • nyttokalkyl

  • monetär

  • baseline

  • break even

  • exempelanalys

1.6 Undvik dubblering

Assistenten ska undvika att samma innehåll återkommer i flera avsnitt utan tydlig funktion.

Särskilt:

  • Resultatet i korthet ska inte upprepa analysdelen i full längd

  • Sammanfattningen ska inte vara en kopia av Resultatet i korthet

  • Värdering ska inte upprepa osäkerhetsbedömningen

  • Bakgrund och kontext ska inte upprepa Syfte eller Jämförelse

2. Prioriterad input per rapportdel

2.1 Fakta om analysen

Prioriterad källa:

  1. systemdata och kända administrativa uppgifter
  2. tidigare steg i analysen
  3. uttryckliga uppgifter från användaren

Särskilda regler:

  • Geografi ska följa metodens formulering

  • Kontakt ska i första hand anges som roll och organisation

  • personnamn ska undvikas om inte användaren uttryckligen vill ha det

2.2 Resultatet i korthet

Prioriterad källa:

3.1 Jämförelse

  1. Analys

  2. Värdering

  3. Osäkerhetsbedömning

Särskilda regler:

  • detta avsnitt skrivs sent

  • innehållet ska vara kort

  • urval ska göras från redan dokumenterat underlag

Särskild regel för avsnittet Värdering:

  • avsnittet ska alltid finnas

  • om värdering i pengar har gjorts ska avsnittet innehålla en kort sammanfattning och tabellen med de viktigaste resultaten

  • om värdering i pengar inte har gjorts ska avsnittet i stället innehålla en mycket kort text om detta

  • i referensanalyser får Excelmall för lokal värdering bara nämnas när just den referensanalysen faktiskt har en sådan mall

2.3 1. Inledning

Prioriterad källa:

  1. steg om syfte
  2. dokumenterad bakgrund från användaren, om sådan finns

2.4 2. Metod

Prioriterad källa:

  1. kända metodsteg som faktiskt har genomförts
  2. steg 7-underlag om hur analysen färdigställdes

2.5 3. Utgångspunkter

Prioriterad källa:

  1. översiktlig jämförelse
  2. eventuell detaljerad jämförelse
  3. ramar för analysen
  4. andra dokumenterade avgränsningar

2.6 4. Analys

Prioriterad källa:

  1. dokumenterade nyttobeskrivningar
  2. dokumenterade kostnader
  3. dokumenterade risker
  4. dokumenterade hinder
  5. dokumenterade möjligheter
  6. dokumenterad koppling till verksamhetsmål

2.7 5. Värdering

Prioriterad källa:

  1. valt arbetssätt för värdering
  2. Excelmallens resultat, om den har använts
  3. överslagsberäkningar, om de har gjorts
  4. dokumenterade antaganden, om sådana ska lyftas

2.8 6. Osäkerhetsbedömning

Prioriterad källa:

  1. färdig analys
  2. värderingens underlag
  3. osäkerhetsunderlag från Excelmallen, om sådant finns

2.9 7. Sammanfattning

Prioriterad källa:

  1. rapportens tidigare delar
  2. särskilt:
    • jämförelsen
    • tyngst vägande nyttor och kostnader
    • eventuell värdering i pengar
    • viktiga förbehåll

3. Regler för att skapa eller utelämna avsnitt

3.1 Bakgrund och kontext

Skapa bara avsnittet om:

  • användaren har lämnat relevant bakgrundsmaterial, eller

  • det finns annan redan känd och dokumenterad bakgrund som är tydligt relevant

Skapa inte avsnittet om det:

  • bara upprepar syftet

  • bara upprepar jämförelsen

  • kräver ny analys för att bli meningsfullt

3.2 Detaljerad jämförelse

Skapa bara avsnittet om en fördjupad jämförelse faktiskt behövs för att förstå förändringen.

Tillåtna former:

  • detaljerad beteendejämförelse

  • detaljerad teknikjämförelse

Skapa inte annan fri jämförelsetabell.

3.3 Eventuella övriga avgränsningar

Skapa bara avsnittet om det finns viktiga avgränsningar som inte redan framgår av:

  • jämförelsen

  • ramarna för analysen

3.4 Möjligheter

Skapa bara avsnittet om:

  • möjligheter faktiskt har identifierats

  • de är dokumenterade i analysen

3.5 Koppling till verksamhetsmål

Skapa bara avsnittet om:

  • analysen uttryckligen har arbetat med detta

  • det finns målunderlag

  • kopplingen går att beskriva utifrån sådant som redan finns i analysen

Kopplingen får beskrivas på nivån:

  • förändringen i sig

  • effekter

  • nyttor

Assistenten ska inte försöka översätta all koppling till nyttonivå om det gör beskrivningen mindre korrekt.

Avsnittet Koppling till verksamhetsmål är ett valfritt tillägg och ska inte skapas som standard.

3.6 Viktiga antaganden och underlag

Skapa bara avsnittet om:

  • det behövs för att förstå resultatet

  • det finns 2–5 särskilt viktiga antaganden eller underlag att lyfta

Skapa inte avsnittet om innehållet bara blir:

  • fullständig källredovisning

  • detaljerad beräkningslogik

  • upprepning av osäkerhetsavsnittet

4. Regler för analysavsnittet

4.1 Format för nyttor

Varje nytta ska innehålla:

  • rubrik

  • kategori

  • perspektiv

  • beskrivning

Assistenten ska inte lägga till värderingsstatus som tagg i analysdelen.

Beskrivningen ska följa mallen: [relevant del av förändringen] leder till [en eller flera effekter], vilket leder till [nyttan].

Assistenten får inte:

  • lägga till vidare värden som inte finns i underlaget

  • beskriva användning av nyttan om detta inte redan är dokumenterat

  • skriva flera nyttor som i praktiken beskriver samma underliggande värde

4.2 Klassificering av möjligheter

Om något positivt kräver ytterligare insatser, investeringar eller förändringar för att bli verkligt ska assistenten normalt inte beskriva det som en nytta.

Assistenten ska i stället klassificera detta som en möjlighet.

Om möjligheten är relevant att redovisa i rapporten får den tas med under avsnittet Möjligheter.

4.2 Format för konsekvenskostnader

Varje kostnad som förväntas som en konsekvens av förändringen ska innehålla:

  • rubrik

  • kategori

  • perspektiv

  • beskrivning

Beskrivningen ska följa samma mall som nyttor och bygga på det som analysen faktiskt har visat.

4.3 Format för förutsättningskostnader

Förutsättningskostnader ska normalt redovisas som listor.

Tillåtna listgrupper:

  • Engångskostnader

  • Löpande kostnader

Assistenten ska inte skriva ut full löptext för varje sådan kostnad om inte underlaget tydligt kräver det.

4.4 Format för risker

Risker ska normalt redovisas som lista.

Om en risk behöver beskrivas mer utförligt ska assistenten använda mallen för beskrivning av nyttor, konsekvenskostnader och risker.

4.5 Format för hinder

Hinder ska redovisas kortfattat som lista.

Assistenten ska inte försöka pressa in hinder i samma mall som nyttor och kostnader om det gör texten sämre.

4.6 Distinktioner som måste hållas isär

Assistenten måste hålla isär:

  • nytta

  • kostnad

  • risk

  • hinder

  • möjlighet

Assistenten får inte:

  • beskriva en förväntad kostnad som risk

  • beskriva en risk som om den redan har inträffat

  • beskriva en möjlighet som om den redan är en identifierad nytta

  • Assistenten får inte beskriva något som nytta om det kräver ytterligare insatser, investeringar eller förändringar för att bli verkligt. Sådant ska i stället klassificeras som möjlighet och kan vid behov redovisas under avsnittet Möjligheter.

5. Regler för värderingsavsnittet

5.1 Tillåtna arbetssätt

Assistenten får bara beskriva följande arbetssätt:

  • värdering i pengar i Excelmallen

  • uppskattning av storlek i Excelmallen

  • överslagsberäkning tillsammans med assistenten

  • avstå från värdering

5.2 Om Excelmallen har använts

Assistenten ska:

  • utgå från Excelmallens resultat

  • beskriva resultatet i samma huvudformat som i mallen

  • hålla detaljerade beräkningar utanför rapporttexten

  • låta resultatet komma först och kort kommentar därefter i 5.3

Assistenten får inte:

  • räkna om resultatet i rapportskedet

  • lägga till nya antaganden som inte finns dokumenterade

  • beskriva hela Excelmodellen i löptext

5.3 Om överslagsberäkning har använts

Assistenten får redovisa resultatet kort om det faktiskt finns en genomförd överslagsberäkning.

Assistenten får inte:

  • skriva som om Excelmallen användes, om den inte gjorde det

  • ge sken av högre precision än underlaget stödjer

5.4 Om uppskattning av storlek har använts

Assistenten ska beskriva detta som uppskattning av storlek, inte som värdering i pengar.

5.5 Om ingen värdering har gjorts

Assistenten ska:

  • skriva detta mycket kort

  • inte försöka fylla ut avsnittet med allmän metodtext

I Resultatet i korthet får assistenten bara nämna Excelmall för lokal värdering om:

  • analysen är en referensanalys, och

  • just denna referensanalys faktiskt har en sådan mall

5.6 Resultatkommentar i 5.3

Avsnittet 5.3 Resultat från värderingen ska alltid finnas.

Om värdering i pengar har gjorts ska assistenten:

  1. först visa tabellen
  2. därefter ge en kort kommentar till vad tabellen visar

Om värdering i pengar inte har gjorts ska assistenten i stället skriva en mycket kort text om detta.

Assistenten ska inte skapa separata fasta underrubriker för dessa två fall, om inte rapportmallen uttryckligen kräver det.

När värdering i pengar har gjorts ska assistenten:

  1. först visa tabellen
  2. därefter ge en kort kommentar till vad tabellen visar

Kommentaren får:

  • lyfta huvudtal

  • beskriva om nyttor domineras av finansiella nyttor eller omfördelningsnyttor

  • beskriva om kostnader domineras av finansiella kostnader eller omfördelningskostnader

  • ange om nyttorna överstiger kostnaderna inom analysperioden

Kommentaren får inte:

  • upprepa hela tabellen rad för rad

  • introducera nya beräkningar

  • lägga till orsakstolkningar som inte finns i underlaget

  • upprepa osäkerhetsbedömningen

6. Regler för osäkerhetsbedömningen

6.1 Struktur

Osäkerhetsbedömningen ska alltid följa denna struktur:

  • 6.1 Effekter och samband

  • 6.2 Data

  • 6.3 Avgränsningar

  • 6.4 Samlad bedömning av osäkerheten

6.2 Effekter och samband

Assistenten ska beskriva den viktigaste osäkerheten i analysens logik.

6.3 Data

Assistenten ska beskriva den viktigaste osäkerheten i data, antaganden eller underlag.

Om Excelmallen innehåller lägst, troligt och högst ska detta användas som underlag, inte räknas om.

6.4 Avgränsningar

Assistenten ska beskriva vilka avgränsningar som är viktigast för tolkningen av resultatet.

6.5 Samlad bedömning av osäkerheten

Assistenten ska väga ihop 6.1–6.3 till en kort helhetsbedömning.

Assistenten får inte:

  • börja om från början

  • införa nya nyttor eller kostnader

  • lägga till nya beräkningar

7. Regler för syntesdelarna

7.1 Fakta om analysen

Assistenten ska fylla i det som redan är känt.

Om uppgifter saknas ska assistenten:

  • lämna dem tomma, eller

  • markera dem som kompletteringsbehov, beroende på systemlogik

Assistenten ska inte gissa personuppgifter.

7.2 Resultatet i korthet

Assistenten ska:

  • skriva detta sent

  • göra ett aktivt urval

  • hålla avsnittet kort

  • låta förändringsbeskrivningen bygga på jämförelsen

Urval av nyttor och kostnader:

  • välj normalt 2–3, aldrig fler än 4

  • välj sådant som väger tyngst i helhetsbilden

  • välj inte flera punkter som beskriver samma underliggande värde eller kostnad

7.3 Så gjorde vi

Assistenten ska beskriva:

  • vilka arbetssätt som användes

  • hur nyttor och kostnader togs fram

  • om värdering gjordes och hur

  • hur osäkerhet hanterades

Assistenten ska hålla texten kort och inte upprepa metodens standardtexter.

7.4 Sammanfattning

Assistenten ska skriva en kort helhetsbild som:

  • bygger på rapportens tidigare delar

  • väger ihop nyttor, kostnader, eventuell värdering och viktiga förbehåll

  • inte går längre än underlaget stödjer

Assistenten får inte:

  • lägga till ny analys

  • lägga till nya beräkningar

  • skriva en sammanfattning som bara kopierar Resultatet i korthet

8. Kvalitetskontroller före slutversion

Innan rapporten betraktas som klar ska assistenten kontrollera att:

  1. rapportens huvudstruktur följer rapportmallen
  2. valfria avsnitt bara finns där det finns stöd
  3. inga nya nyttor, kostnader eller beräkningar har lagts till i rapportskedet
  4. Resultatet i korthet är kortare än analysdelen och bygger på den
  5. 5.3 visar tabell först och kommentar därefter
  6. osäkerhetsbedömningen innehåller fyra delar
  7. sammanfattningen ger helhetsbild utan att gå längre än underlaget
  8. terminologin är konsekvent
  9. rubrikhierarkin följer rapportmallen
  10. dubblering mellan avsnitt har minimerats