B. Rapportmall: instruktion

B. Rapportmall: instruktion

Instruktion för att fylla i rapportmallen

Om detta dokument

Detta dokument förklarar hur rapportmallen fylls i.

Rapportmallen visar hur rapporten är uppbyggd. Denna instruktion förklarar hur innehållet ska fyllas i, varifrån det hämtas och vad som ska undvikas.

Instruktionen är ett stöd för användare, assistent och utveckling. Den är inte själva rapporten.

Grundprinciper

Bygg på det som redan finns i analysen

Rapporten ska bygga på sådant som redan har tagits fram i analysen. Rapportskedet är inte ett nytt analysteg.

Lägg inte till ny analys

Rapporten ska inte innehålla nya nyttor, nya kostnader, nya beräkningar eller nya bedömningar som inte redan har stöd i analysen.

Håll isär syntes och analys

Vissa delar av rapporten är syntesdelar, till exempel Resultatet i korthet och Sammanfattning. Där ska innehåll väljas ut och sammanfattas från tidigare delar. De ska inte fyllas med nytt material.

Undvik dubblering

Samma innehåll ska inte upprepas i flera delar av rapporten utan tydlig funktion.

• Resultatet i korthet ska vara en kort överblick

• Analys ska innehålla de egentliga nyttobeskrivningarna och kostnadsbeskrivningarna

• Värdering ska redovisa hur värderingen gjordes och vad den visade

• Sammanfattning ska ge en kort helhetsbild

Valfria avsnitt tas bara med när de tillför något

Avsnitt markerade som [valfri] ska bara tas med när det finns relevant underlag och avsnittet tillför något som inte redan framgår tydligt någon annanstans.

När inget har identifierats

När ett avsnitt ska finnas i rapporten men analysen inte har identifierat något relevant innehåll för just det avsnittet, ska avsnittet inte lämnas tomt. Skriv i stället en mycket kort mening om att inget har identifierats.

Detta gäller särskilt:

• kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen

• engångskostnader

• löpande kostnader

• risker

• hinder

För avsnitt som är markerade [valfri] gäller fortfarande att de normalt utelämnas helt när relevant underlag saknas.

Använd metodens terminologi

Använd metodens etablerade begrepp konsekvent.

Skriv till exempel:

• nyttoanalys

• värdering i pengar

• Alternativ A och Alternativ B

• referensanalys

• närstående

Undvik till exempel:

• nyttokalkyl

• monetär

• baseline

• break even

• exempelanalys

Fakta om analysen

Syfte med avsnittet

Detta avsnitt samlar kortfattade uppgifter om analysen.

Vad som hör hemma här

Detta avsnitt kan innehålla både:

• uppgifter som kommer från analysen

• administrativa uppgifter som fylls i när rapporten färdigställs

Fält för fält

Organisation(er)

Ange vilken organisation eller vilka organisationer analysen gäller.

Verksamhetsområde

Ange verksamhetsområde på en övergripande nivå, till exempel äldreomsorg eller hälso- och sjukvård.

Förändring

Ange en kort beskrivning av den förändring som analyseras.

Geografi

Ange den geografiska formulering som hör till analysen.

Värderingsstatus

Ange kort om värdering i pengar har gjorts, om bara uppskattning av storlek har gjorts, eller om värdering inte har gjorts.

Framtagen

Ange datum när analysen togs fram.

Version / Senast ändrad

Ange version eller datum för senaste ändring.

Kontakt

Ange i första hand roll och organisation, inte personuppgifter. Personnamn ska om möjligt undvikas.

Vanliga fallgropar

• att blanda ihop organisation och verksamhetsområde

• att skriva för lång beskrivning av förändringen

• att använda personnamn i kontaktfältet när roll och organisation räcker

Resultatet i korthet

Syfte med avsnittet

Detta avsnitt ska ge en snabb överblick över rapportens viktigaste innehåll.

När det skrivs

Detta avsnitt färdigställs sent i arbetet, när analysen i övrigt i huvudsak är klar.

Förändring

Beskriv förändringen kort utifrån rapportens jämförelse.

Texten ska:

• bygga på jämförelsen i rapportens avsnitt 3.1

• vara kortare och mer översiktlig än själva jämförelsen

• inte lägga till nya detaljer

Viktiga nyttor

Välj normalt 2–3 nyttor, aldrig fler än 4.

Välj de nyttor som väger tyngst i analysens helhetsbild. Urvalet ska inte bara styras av vad som går lätt att formulera kort eller vad som råkar stå först i analysdelen.

Välj i första hand:

• nyttor som är centrala i analysen

• nyttor som är viktiga för att förstå varför förändringen spelar roll

• nyttor som inte bara beskriver mellanled på väg mot samma underliggande värde

Undvik att ta med flera punkter som i praktiken beskriver samma nytta med olika ord.

Viktiga kostnader

Välj normalt 2–3 kostnader, aldrig fler än 4.

Välj de kostnader som väger tyngst i analysens helhetsbild. Ta vid behov med både:

• kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen

• kostnader som krävs för att genomföra, driva och förvalta förändringen

Undvik att ta med flera punkter som i praktiken beskriver samma kostnad med olika ord.

Värdering

Avsnittet ska alltid finnas med i Resultatet i korthet.

Om värdering i pengar har gjorts ska avsnittet innehålla:

• en mycket kort sammanfattning av vad värderingen visar

• tabellen med de viktigaste resultaten

Om värdering i pengar inte har gjorts ska avsnittet i stället innehålla en mycket kort text om detta.

Om analysen är en referensanalys med tillhörande Excelmall för lokal värdering kan detta anges kort. Det ska bara göras i sådana fall.

Vanliga fallgropar

• att avsnittet blir för långt

• att urvalet av nyttor och kostnader blir slumpmässigt

• att avsnittet börjar upprepa analysdelen

• att text om Excelmall läggs in generellt i stället för bara där sådan faktiskt finns

1. Inledning

1.1 Syfte

Detta avsnitt bygger på resultatet från steget om syfte.

Syftet ska:

• gå att förstå utan muntlig kontext

• beskriva vad analysen ska användas till

• göra det tydligt vem analysen är till för

1.2 Bakgrund och kontext [valfri]

Detta avsnitt används bara när det finns relevant bakgrundsmaterial som tillför något.

Ta bara med:

• redan känd eller dokumenterad bakgrund

• nuläge eller sammanhang som hjälper läsaren att förstå analysen

Ta inte med:

• ny analys

• nya nyttor eller kostnader

• sådant som bara upprepar syftet eller jämförelsen

Vanliga fallgropar

• att bakgrundsavsnittet blir för långt

• att det börjar likna analys

• att syftet blir för allmänt eller beroende av muntlig förklaring

2. Metod

2.1 Om nyttoanalyser

Detta är standardtext och ska normalt vara densamma mellan rapporter.

2.2 Så gjorde vi

Detta avsnitt färdigställs sent och ska kort beskriva hur just denna analys genomfördes.

Det kan till exempel omfatta:

• vilka arbetssätt som användes

• hur nyttor och kostnader togs fram

• om värdering gjordes och hur

• hur osäkerhet hanterades

Det ska vara kort och översiktligt. Upprepa inte metodens standardtext.

2.3 Kategorier för nyttor och kostnader

Detta är standardinnehåll och ska normalt vara detsamma mellan rapporter.

Vanliga fallgropar

• att Så gjorde vi blir för långt

• att Så gjorde vi börjar beskriva resultat i stället för genomförande

• att standardtexter ändras utan tydligt metodskäl

3. Utgångspunkter

3.1 Jämförelse

Översiktlig jämförelse

Detta avsnitt bygger på den översiktliga jämförelsen mellan Alternativ A och Alternativ B.

Beskrivningen ska:

• följa A/B-format

• vara saklig

• inte innehålla värderande ord

Detaljerad jämförelse [valfri]

Detta avsnitt används bara när jämförelsen behöver fördjupas.

De två avsedda formerna är:

• detaljerad beteendejämförelse

• detaljerad teknikjämförelse

Använd bara dessa när de faktiskt tillför förståelse av förändringen.

3.2 Ramar för analysen

Detta avsnitt ska kort redovisa:

• perspektiv

• geografi

• tidshorisont

Använd kort löptext i ett enhetligt format.

3.3 Eventuella övriga avgränsningar [valfri]

Använd detta avsnitt bara när det finns andra viktiga avgränsningar som inte redan framgår av jämförelsen eller ramarna.

Vanliga fallgropar

• att jämförelsen blir värderande

• att övriga avgränsningar används för sådant som redan framgår någon annanstans

4. Analys

4.1 Identifierade nyttor

Beskrivningen ska följa Mall för beskrivning av nyttor, konsekvenskostnader och risker.

Det innebär att nyttobeskrivningen ska innehålla:

• rubrik

• kategori

• perspektiv

• beskrivning

Beskrivningen ska i normalfallet bygga på följande logik:

[relevant del av förändringen] leder till [en eller flera effekter], vilket leder till [nyttan].

Beskrivningen ska bygga på det som analysen faktiskt har visat. Lägg inte till följdeffekter, användning eller vidare värden som inte redan har identifierats.

4.2 Identifierade kostnader

4.2.1 Kostnader som förväntas som en konsekvens av förändringen

När en kostnad behöver beskrivas i löptext ska beskrivningen följa Mall för beskrivning av nyttor, konsekvenskostnader och risker.

Det innebär att kostnadsbeskrivningen ska innehålla:

• rubrik

• kategori

• perspektiv

• beskrivning

Beskrivningen ska bygga på det som analysen faktiskt har visat.

Om inga sådana kostnader har identifierats ska avsnittet innehålla en mycket kort mening om detta, i stället för att lämnas tomt.

4.2.2 Kostnader som krävs för att genomföra, driva och förvalta förändringen

Detta avsnitt innehåller förutsättningskostnader.

Dessa redovisas normalt som listor, uppdelade i:

• engångskostnader.

• löpande kostnader

Om inga engångskostnader har identifierats ska detta anges mycket kort under rubriken Engångskostnader.

Om inga löpande kostnader har identifierats ska detta anges mycket kort under rubriken Löpande kostnader.

4.3 Risker

Risker redovisas normalt kortfattat som lista.

Om en risk behöver beskrivas mer utförligt ska beskrivningen följa Mall för beskrivning av nyttor, konsekvenskostnader och risker.

Om inga risker har identifierats ska avsnittet innehålla en mycket kort mening om detta, i stället för att lämnas tomt.

4.4 Hinder

Hinder redovisas kortfattat som lista.

Om inga hinder har identifierats ska avsnittet innehålla en mycket kort mening om detta, i stället för att lämnas tomt.

4.5 Möjligheter [valfri]

Detta avsnitt används bara om möjligheter har identifierats och dokumenterats i analysen.

Möjligheter kan komma fram när positiva effekter analyseras. De ska inte skrivas in som nyttor om de kräver ytterligare insatser, investeringar eller förändringar för att bli verkliga.

Om sådana möjligheter bedöms relevanta att redovisa kan de tas med här.

4.6 Koppling till verksamhetsmål [valfri]

Detta avsnitt används som ett valfritt tillägg när analysen uttryckligen har arbetat med koppling till verksamhetsmål.

Kopplingen kan finnas i:

• förändringen i sig

• en eller flera effekter

• en eller flera nyttor

Utgå från sådant som redan finns i analysen och i målunderlaget. Introducera inte nya mål eller nya nyttor här.

Texten ska vara kort och bara beskriva kopplingar som faktiskt går att motivera.

Vanliga fallgropar

• att samma nytta beskrivs flera gånger med olika ord

• att kostnader, risker och hinder blandas ihop

• att möjligheter används för sådant som redan ingår i analysen

• att koppling till verksamhetsmål skrivs in utan att det faktiskt hanterats i analysen

5. Värdering

5.1 Val av arbetssätt

Det ska framgå kort hur steg 5 genomfördes.

Det ska till exempel framgå om analysen:

• värderade i pengar

• uppskattade storlek

• gjorde överslagsberäkningar tillsammans med assistenten

• avstod från värdering

5.2 Viktiga antaganden och underlag [valfri]

Ta bara med de viktigaste antagandena och underlagen.

Detta avsnitt ska vara kort och selektivt. Fullständig dokumentation hör hemma i Excelmallen eller annat beräkningsunderlag, inte här.

5.3 Resultat från värderingen

Avsnittet ska alltid finnas med.

Om värdering i pengar har gjorts ska avsnittet:

1. först visa resultatet i tabell

2. därefter ge en kort kommentar till vad tabellen visar

Kommentaren ska:

• bygga direkt på tabellen

• vara kort

• hjälpa läsaren att förstå huvuddragen

Om värdering i pengar inte har gjorts ska avsnittet i stället innehålla en mycket kort text om detta.

Vanliga fallgropar

• att nya beräkningar läggs till i rapporten

• att all data som använts i Excelmallen listas

• att kommentaren upprepar hela tabellen i text

• att osäkerhet eller vidare tolkningar smyger in här i stället för i avsnitt 6

6. Osäkerhetsbedömning

6.1 Effekter och samband

Beskriv kort den viktigaste osäkerheten i analysens logik.

6.2 Data

Beskriv kort den viktigaste osäkerheten i data, antaganden eller underlag.

6.3 Avgränsningar

Beskriv kort vilka avgränsningar som är viktigast för tolkningen av resultatet.

6.4 Samlad bedömning av osäkerheten

Sammanfatta kort hur osäkerheten sammantaget bör förstås.

Detta avsnitt ska väga ihop de tidigare delarna, inte börja om från början.

Vanliga fallgropar

• att nya nyttor eller kostnader introduceras här

• att avsnittet blir för långt

• att samlad bedömning bara upprepar rapportens avsnitt 6.1–6.3 utan att väga ihop dem

7. Sammanfattning

7.1 Syfte med avsnittet

Sammanfattningen ska ge läsaren en kort helhetsbild av vad analysen sammantaget visar.

7.2 Vad som ska ingå

Det ska kort framgå:

• vad förändringen gäller

• vad som jämförs

• vilka nyttor och kostnader som väger tyngst

• vad eventuell värdering i pengar visar i huvuddrag

• vilka viktiga förbehåll som behövs för att förstå resultatet rätt

7.3 Vad som inte ska tillkomma här

Sammanfattningen ska inte innehålla:

• ny analys

• nya beräkningar

• nya nyttor eller kostnader

• nya bedömningar utan stöd i rapporten

Vanliga fallgropar

• att sammanfattningen blir för lång

• att den bara återger delar av rapporten utan att ge helhetsbild

• att den innehåller formuleringar som går längre än rapportens underlag