Att värdera nyttor och kostnader

Att värdera nyttor och kostnader

I detta steg kan ni värdera nyttor och kostnader på olika sätt. Ett vanligt arbetssätt är att värdera utvalda nyttor och kostnader i pengar. För sådant som inte ska värderas i pengar kan ni i stället uppskatta storleken.

Syftet med steget är att skapa en tydligare bild av hur stora nyttorna och kostnaderna är och, där det är möjligt, vad de är värda i pengar.

I detta steg sker arbetet ofta i Excelmallen. Där kan ni bygga upp beräkningar, dokumentera antaganden och föra in sådant som inte värderas i pengar i en gemensam resultatbild.

Steget handlar inte om att ge ett exakt svar på förändringens värde. Det handlar om att skapa ett tillräckligt tydligt och transparent underlag för att förstå storlek och värde i analysen.

Vad du får ut av att läsa detta

Efter att ha läst detta förstår du:

• varför steg 5 behövs i nyttoanalysen

• varför vissa nyttor och kostnader värderas i pengar medan andra inte gör det

• varför Excelmallen är central i detta steg

• varför det är viktigt att bygga transparenta beräkningar

• varför dokumentation av antaganden och källor är viktig

• hur värdering i pengar och uppskattad storlek tillsammans ger en mer komplett bild

Texten förklarar hur man behöver tänka i detta steg. Den beskriver inte i detalj hur arbetet ska genomföras i praktiken.

Värderingens plats i metoden

Steg 5 bygger på det arbete som redan har gjorts i tidigare steg. Vid det här laget har ni:

• definierat syftet med analysen

• bestämt jämförelsen mellan Alternativ A och Alternativ B

• valt perspektiv

• identifierat och beskrivit nyttor och kostnader

• kategoriserat dem som finansiella, omfördelning, kvalitet eller miljö

Först när detta finns på plats blir det meningsfullt att börja värdera nyttor och kostnader i pengar eller uppskatta deras storlek.

Detta steg handlar alltså inte i första hand om att hitta nya nyttor och kostnader, utan om att förstå hur stora de redan identifierade nyttorna och kostnaderna är och, där det är möjligt, vad de är värda i pengar.

Hur arbetet i detta steg kan genomföras

Steg 5 kan genomföras på olika sätt beroende på analysens syfte, underlag och ambitionsnivå. Ett mer fullständigt arbetssätt är att arbeta i Excelmallen. I andra fall kan poäng, överslagsberäkningar tillsammans med assistenten eller ett val att avstå från värdering vara tillräckligt.

Där värderas utvalda nyttor och kostnader i pengar, och där kan också nyttor och kostnader som inte värderas i pengar föras in med uppskattad storlek.

Arbetet börjar ofta med att välja vilka nyttor och kostnader som ska värderas i pengar. Därefter byggs beräkningarna upp i Excelmallen, vanligtvis med troliga värden först och med osäkerhetsintervall senare.

Sådant som inte värderas i pengar kan sedan föras in i fliken Ej värderade, så att även dessa nyttor och kostnader kommer med i den samlade resultatbilden.

Excelmallen fungerar därmed inte bara som ett räkneark, utan som en modell för analysen. Den kan användas för att pröva olika antaganden, justera beräkningar och analysera olika scenarier.

Arbetet i detta steg bör också göras så att resultatet senare går att sammanfatta kort i rapporten. Rapporteringen ska bygga på det som faktiskt har dokumenterats i Excelmallen och i analysen i övrigt, inte på nya beräkningar eller nya tolkningar.

Resultatet från steg 5 används också när nyttor och kostnader senare redovisas i rapporten. Där framgår hur varje nytta eller kostnad har hanterats i analysen, till exempel om den har värderats i pengar, uppskattats i storlek eller inte värderats.

Varför detta steg behövs

Att värdera nyttor och kostnader handlar inte bara om att sätta siffror på sådant som redan har identifierats. Arbetet behövs för att förstå hur stora de är, vad de är värda och hur de förhåller sig till varandra.

För att förstå hur stora nyttor och kostnader är

I tidigare steg har ni identifierat och beskrivit vilka nyttor och kostnader som kan uppstå. I detta steg försöker ni förstå hur stora de faktiskt är.

Det gör det lättare att avgöra vilka nyttor och kostnader som har störst betydelse i analysen och hur de utvecklas över tid.

För att förstå vad vissa nyttor och kostnader är värda i pengar

När en nytta eller kostnad kan värderas i pengar går det att få en tydligare bild av dess storlek i ekonomiska termer.

Det gör det lättare att förstå hur olika nyttor och kostnader förhåller sig till varandra och att resonera om förändringens samlade konsekvenser.

För att synliggöra sådant som inte värderas i pengar

Alla nyttor och kostnader lämpar sig inte för att värderas i pengar.

Det gäller ofta sådant inom kvalitet eller miljö, men också annat som är svårt, olämpligt eller onödigt att uttrycka i pengar.

Det betyder inte att dessa nyttor och kostnader är mindre viktiga. Därför behöver de också få en tydlig plats i analysen, till exempel genom att deras storlek uppskattas och förs in i resultatbilden.

För att pröva antaganden och förstå vad som driver resultatet

Värderingen gör det tydligare vilka antaganden analysen bygger på.

När ni bygger upp en beräkning i flera steg blir det lättare att se vilka faktorer som driver resultatet, vad som är mest osäkert och vilka antaganden som har störst betydelse.

Det gör också analysen lättare att diskutera, justera och återanvända.

För att skapa en modell som går att förstå och ändra

Excelmallen är inte bara ett stöd för att räkna fram värden. Den gör det också möjligt att bygga en modell som andra kan följa, granska och använda vidare.

Det är särskilt värdefullt när flera personer behöver förstå hur beräkningen är uppbyggd, när analysen behöver uppdateras eller när samma typ av förändring ska analyseras igen i ett annat sammanhang.

Grundläggande principer

Det här steget handlar om att förstå storlek och värde, inte om att skapa en skenbart exakt bild av förändringens värde.

Alla nyttor och kostnader behöver inte värderas i pengar

Det är inte nödvändigt att värdera alla nyttor och kostnader i pengar för att analysen ska vara användbar.

I många fall är det naturligt att börja med finansiella nyttor och kostnader samt omfördelningsnyttor och omfördelningskostnader, eftersom dessa ofta går att uppskatta på ett rimligt sätt i pengar.

För andra nyttor och kostnader kan det vara mer relevant att uppskatta storleken än att försöka sätta ett penningvärde.

Börja med sådant som går att värdera på ett rimligt sätt

Att något går att skriva som en siffra betyder inte alltid att det bör värderas i pengar.

Värderingen behöver bygga på ett underlag som är tillräckligt rimligt för att ge analysen något. Om underlaget är alltför svagt eller om värderingen riskerar att ge en missvisande precision kan det vara bättre att beskriva nyttan eller kostnaden på annat sätt.

Bygg transparenta beräkningar

När nyttor och kostnader värderas i pengar är det viktigt att det går att förstå hur värdena har räknats fram.

Det blir därför ofta bättre att bygga upp beräkningen rad för rad än att skriva en lång formel direkt. Då blir det tydligare vilka antaganden som används, vilka delar som driver resultatet och vad som behöver ändras om förutsättningarna ändras.

Dokumentera källor och antaganden

Värderingen bygger ofta på en blandning av data, uppskattningar och beräkningar.

För att analysen ska gå att förstå och använda behöver det framgå var värden och antaganden kommer från. Dokumentation av källa är därför inte bara en teknisk detalj, utan en viktig del av analysens kvalitet och transparens.

Bygg för återanvändning när det är möjligt

I många analyser används samma värden eller antaganden i flera olika nyttor och kostnader.

När sådana värden samlas på ett ställe och återanvänds blir modellen lättare att uppdatera och mindre känslig för fel. Det gör också analysen mer användbar när den senare behöver ändras eller återanvändas.

Börja ofta med troliga värden

I praktiken är det ofta bäst att först bygga upp analysen med troliga värden.

När den första modellen fungerar blir det enklare att därefter lägga till lägst och högst för de delar där osäkerheten är störst. Det är ofta ett mer hanterbart arbetssätt än att försöka bygga hela osäkerhetsintervallet från början.

Rapporteringen ska bygga på dokumenterat underlag

Resultat från steg 5 behöver ofta sammanfattas kort i rapporten. Sådana sammanfattningar bör bygga på det som faktiskt har dokumenterats i Excelmallen och i analysen i övrigt. De bör inte fylla i sådant som inte framgår av underlaget, till exempel hur frigjorda resurser används, om detta inte redan har beskrivits.

Vanliga missförstånd

Att alla nyttor och kostnader måste värderas i pengar

Ett vanligt missförstånd är att analysen bara blir användbar om allt värderas i pengar.

I praktiken är det ofta varken möjligt eller lämpligt. En analys kan vara mycket användbar även om vissa nyttor och kostnader bara beskrivs genom uppskattad storlek.

Att räkna upp framtida värden med inflation

Ett vanligt missförstånd är att framtida nyttor och kostnader ska räknas upp med inflation i kalkylen.

I denna metod hålls nyttor och kostnader i stället i samma prisnivå. Framtida värden görs jämförbara med dagens genom diskontering.

Att det som inte värderas i pengar är mindre viktigt

Ett vanligt missförstånd är att sådant som inte värderas i pengar blir mindre viktigt i analysen.

Det kan leda till att centrala kvalitets- eller miljöeffekter tonas ner, trots att de i praktiken kan vara avgörande för hur förändringen bör bedömas.

Att värderingen ger ett exakt eller objektivt svar

Ett vanligt missförstånd är att värderingen visar ett exakt mått på förändringens värde.

I praktiken bygger värderingen alltid på antaganden, avgränsningar och bedömningar. Den bör därför förstås som ett stöd för analys och dialog, inte som ett exakt facit.

Att långa formler ger bättre analys

Ett vanligt missförstånd är att en mer kompakt eller tekniskt avancerad formel automatiskt gör modellen bättre.

I praktiken blir analysen ofta mer användbar när beräkningarna delas upp i tydliga steg som går att följa, förstå och ändra.

Att dokumentation av källa är något man kan lägga till senare

Ett vanligt missförstånd är att källa bara är något man fyller i i efterhand om det finns tid.

I praktiken är dokumentationen en del av själva analysarbetet. Om källor och antaganden inte dokumenteras löpande blir modellen ofta svårare att förstå, granska och uppdatera.

Att resultatfliken visar allt automatiskt

Ett vanligt missförstånd är att allt relevant syns i resultatet bara för att analysen har påbörjats.

För att resultatbilden ska bli komplett behöver både värderade och ej värderade nyttor och kostnader föras in i mallen. Resultatet behöver också uppdateras efter ändringar.

När ett mer förenklat arbetssätt kan räcka

Det är inte alltid nödvändigt att bygga en fullständig och detaljerad modell i Excelmallen.

Vid enklare analyser, tidiga överslagsbedömningar eller när underlaget är begränsat kan det vara rimligt att arbeta mer förenklat.

Det kan till exempel innebära att ni:

• värderar med poäng i stället för i pengar

• låter assistenten hjälpa till med enkla överslagsberäkningar i dialog

• nöjer er med beskrivningarna av nyttor och kostnader från tidigare steg

Det kan fungera när förändringen är relativt enkel, osäkerheten begränsad och syftet främst är att skapa en första bild av konsekvenserna.

När analysen däremot ska användas som ett mer tillförlitligt beslutsunderlag, när flera perspektiv ingår eller när samma modell behöver kunna användas vidare, ökar värdet av att arbeta mer systematiskt med Excelmallen, beräkningarna och dokumentationen.