4.2.1 Identifiera effekter genom workshop

4.2.1 Identifiera effekter genom workshop

Förutsättningar och resultat

Förutsättningar

• Syfte

• Översiktlig jämförelse

Resultat

• En dokumenterad lista med identifierade effekter

• Förtydliganden om vad effekterna består i och för vem de uppstår

När ska denna användas?

Använd denna instruktion när du har valt att identifiera effekter genom workshop.

Instruktionen används för att planera, genomföra och dokumentera en workshop som ger ett brett underlag för det fortsatta arbetet med att identifiera nyttor, kostnader, risker och hinder.

Gör såhär

Innan workshopen

1. Förbered workshopen

   Bestäm upplägg, tidsåtgång och vilka som behöver delta. Stäm vid behov av upplägget med samarbetspart eller beställare.

   Ta också fram det material som ska användas under workshopen, till exempel bilder eller mallar som visar förändringen och jämförelsen mellan alternativen.

2. Bjud in deltagarna

   Skicka en inbjudan som beskriver:

   • vad workshopen ska leda till: att identifiera positiva och negativa effekter
   • hur resultatet ska användas: som underlag i nyttoanalysen
   • att deltagarna inte behöver förkunskaper i metoden
   • praktisk information, till exempel tid, plats och om workshopen är digital eller fysisk

3. Förbered dokumentationen

   Bestäm i förväg hur effekterna ska samlas in och dokumenteras, till exempel med post-its, digital whiteboard eller anteckningar i ett dokument. Säkerställ att resultatet går att spara och arbeta vidare med efteråt.

Under workshopen

1. Starta workshopen

   Inled med att:

   • hälsa deltagarna välkomna
   • genomföra en kort presentationsrunda eller uppvärmning vid behov
   • gå igenom agenda och upplägg
   • förklara vilket steg i nyttoanalysen ni arbetar med: att identifiera effekter
   • beskriva de alternativ som workshopen utgår från
   • påminna om att målet i detta läge är att fånga effekter brett, inte att värdera eller prioritera dem

2. Samla positiva effekter

   Be deltagarna skriva ner positiva effekter, en effekt per post-it eller motsvarande.

   Uppmuntra deltagarna att tänka brett. Ta stöd i vilka grupper som berörs eller vilka delar av verksamheten som påverkas, genom att synliggöra grupperna.

   När tiden är slut, gå igenom effekterna tillsammans och be deltagarna förtydliga vid behov:

   • vad i förändringen som skapar effekten
   • vad effekten består i
   • för vem effekten uppstår

   Dokumentera kompletteringar och förtydliganden.

3. Ta en kort paus

   Lägg in en kort paus innan ni går vidare till negativa effekter.

4. Samla negativa effekter

   Be deltagarna skriva ner möjliga negativa effekter, en effekt per post-it eller motsvarande.

   Uppmuntra även här brett tänkande. Ta stöd i vilka grupper som berörs eller vilka delar av verksamheten som påverkas, genom att synliggöra grupperna.

   När tiden är slut, gå igenom effekterna tillsammans och be deltagarna förtydliga vid behov:

   • vad i förändringen som skapar effekten
   • vad effekten består i
   • för vem effekten uppstår

   Dokumentera kompletteringar och förtydliganden.

5. Avsluta workshopen

   Avsluta med att:

   • samla in återkoppling från deltagarna på workshopen: vilka insikter fick de, vad var bra, vad kan göras annorlunda nästa gång?
   • berätta hur och när dokumentationen delas
   • förklara att effekterna kommer att bearbetas vidare efter workshopen
   • tacka deltagarna!

Efter workshopen

1. Samla och dokumentera resultatet

   Samla in allt material från workshopen och se till att alla effekter finns dokumenterade. Dokumentera också de förtydliganden som framkommit i diskussionerna.

2. Spara resultatet i ett format som går att arbeta vidare med

   Det kan vara en lista med effekterna i ett dokument, post-its på en digital workshopyta eller i ett kalkylark.